Les avocats doivent lors de la connexion à la salle d’audience virtuelle s'identifier auprès du greffier-audiencier, faire tous les réglages de la caméra et s'assurer d'avoir enlevé la fonction de mise en sourdine du son (MUTE).

Lorsque le greffier-audiencier constate que tous sont connectés à la visioconférence, il partage ce constat avec les participants et leur demande leur attention. Il déclare ouverte la séance présidée par l'honorable juge (prénom et nom) concernant le prévenu ou l’enfant (prénom et nom de la personne impliquée). Il nomme les procureurs apparaissant à l’écran et leur rôle (en commençant par le requérant, puis procureur de la couronne, avocat de l'enfant, avocat de la mère, avocat du père) puis signale la présence de l’interprète.

L'utilisation d’équipement permettant les technologies HD (haute définition) est indiquée conformément aux standards définis par le MJQ.  Il est important d'avoir les aménagements physiques et l’éclairage appropriés pour diffuser une image de qualité conforme à cette norme.

Les réglages de la caméra des sites distants doivent permettent de voir le torse et le visage du procureur lorsqu'il est seul (plan rapproché taille) ou de permettre de voir l'ensemble d’un groupe de 2 ou 3 personnes bien cadrées dans l’image (plan moyen).

Les avocats et autres participants à la visioconférence peuvent consulter brièvement le contenu d'un appareil électronique (téléphones intelligents, tablettes, ordinateurs) que pour répondre aux besoins de la cause en cours. Les sonneries de ceux-ci doivent être désactivées.

Les avocats à l'audience doivent demander au juge leur droit de parole en levant la main pour éviter de parler en même temps qu'un autre procureur (la visioconférence ne permet pas de transmettre la voix de deux orateurs simultanément).

Lorsque la qualité de transmission de la visioconférence est moindre et les délais de transmission plus longs entre les sites, la collaboration des procureurs est essentielle pour assurer un déroulement plus lent, conformément aux contraintes apportées par la technologie (bouger le moins possible et parler lentement et promptement).

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